 |
· Gambar di bawah ini menunjukkan empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan. Ini yang akan menentukan kebutuhan sistem siklus pendapatan secara umum.
· Urutan Aktivitas.
Siklus
pendapatan dimulai dengan penerimaan pesanan dari para pelanggan.
Departeman bagian pesanan penjualan, yang bertanggung jawab pada wakil
direktur utama bagian pemasaran, melakukan proses entri pesanan
penjualan. Entri pesanan penjualan mencakup tiga tahap: mengambil
pesanan dari pelanggan, memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan, serta
memeriksa ketersediaan persediaan dan juga menjawab permintaan
pelanggan.
a. Mengambil pesanan pelanggan.
Pesanan pelanggan dapat diterima dalam berbagai cara: di toko, melalui
surat, melalui telepon, melalui web site, atau melalui tenaga penjualan
di lapangan. Salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi entri pesanan
penjualan adalah dengan mengizinkan para pelanggan untuk memasuki data
pesanan penjualan sendiri. Hal ini secara otomatis akan tercapai untuk
penjualan melalui web site, tetapi hal ini juga dapat dicapai baik dalam
penjualan melalui toko maupun surat.
b. Persetujuan kredit.
Sebagian besar penjualan antarperusahaan (business-to-business sales)
dilakukan secara kredit. Penjualan secara kredit harus disetujui
sebelum diproses. Bagi pelanggan lama dengan catatan pembayaran yang
baik, pemeriksaan kredit formal untuk setiap penjualan biasanya tidak
dibutuhkan. Pada kasus semacam ini, menyetujui kredit bagi pelanggan
melibatkan pemeriksaan file induk pelanggan untuk memverifikasi saldo
yang ada, mengidentifikasi batas kredit pelanggan, dan memverifikasi
bahwa jumlah pesanan tersebut ditambah dengan saldo rekening yang tidak
melebihi batas kredit ini. Proses ini dapat diotomatisasikan dengan
menggunakan pemeriksaan edit lainnya selama proses entri pesanan, yaitu
pemeriksaan batas.
Otorisasi
khusus untuk menyetujui kredit digunakan bagi para pelanggan baru,
ketika sebuah pesanan melebihi batas kredit pelanggan tersebut, atau
ketika pelanggan tersebut memiliki saldo lewat jatuh tempo yang belum
dibayar. Otorisasi jenis ini harus dilakukan oleh manajer bagian kredit.
c. Memeriksa ketersediaan persediaan..
Langkah berikutnya adalah menetapkan apakah tersedia cukup persediaan
untuk memenuhi pesanan tersebut, agar pelanggan dapat diinformasikan
mengenai perkiraan tanggal pengiriman.
Apabila tersedia cukup banyak persediaan untuk memenuhi pesanan
tersebut, pesanan penjualan tersebut dilengkapi dan kolom jumlah yang
tersedia dalam file persediaan untuk setiap barang dikurangi sejumlah
barang yang dipesan.
Ketika ketersediaan persediaan telah dipastikan, sistem tersebut kemudian akan membuat kartu pengambilan barang (picking ticket)
yang berisi daftar jenis barang-barang, dan jumlah setiap jenis barang,
yang dipesan pelanggan. Kartu pengambilan memberikan otorisasi bagi
bagian pengawasan persediaan untuk melepaskan barang dagangan ke bagian
pengiriman.
d. Menjawab permintaan pelanggan.
Pelayanan pelanggan adalah hal yang begitu penting hingga
perusahaan-perusahaan mengunakan software khusus, yang disebut sistem
manajemen pelayanan pelanggan (Customer Relationship Management-CRM),
untuk mendukung proses penting ini. Sistem CRM membantu mengatur data
terinci mengenai para pelanggan hingga data tersebut dapat digunakan
untuk memfasilitasi layanan yang lebih efisien serta personal.
Tujuan dari CRM adalah untuk mempertahankan pelanggan. Sistem CRM
seharusnya dilihat sebagai suatu cara untuk meningkatkan pelayanan
pelanggan yang diberikan. Tujuannya adalah untuk mengubah pelanggan yang
loyal menjadi pelanggan yang puas dengan cara memperdalam hubungan
tersebut.
@ Pengiriman
@ Pengiriman
Aktivitas
dasar kedua dalam siklus adalah memenuhi pesanan pelanggan dan
mengirimkan barang dagangan yang diinginkan tersebut. Proses ini terdiri
dari dua tahap:
1. Mengambil dan mengepak pesanan.
2. Mengirim pesanan tersebut.
Departemen bagian penggudangan dan pengiriman melakukan aktivitas ini.
a. Ambil dan mengepak pesanan.
Kartu
pengambilan barang yang dicetak sesuai dengan entri pesanan penjualan
akan memicu proses pengambilan dan pengepakan. Para pekerja bagian
gudang menggunakan kartu pengambilan barang untuk mengidentifikasi
produk mana, dan jumlah setiap produk untuk mengeluarkannya dari
persediaan. Persediaan kemudian akan dipindahkan ke departemen
pengiriman.
Sistem gudang otomatis tidak hanya memotong biaya dan meningkatkan
efisiensi dalam menangani persediaan, tetapi juga memungkinkan
pengiriman yang lebih responsif ke pelanggan.
b. Mengirim pesanan.
Departemen
pengiriman membandingkan perhitungan fisik persediaan dengan jumlah
yang ditunjukkan dalam kartu pengambilan barang dan dengan jumlah yang
ditunjukkan dalam salinan pesanan penjualan yang dikirim secara langsung
ke bagian pengiriman dari entri pesanan penjualan.
Dokumen
pengiriman adalah kontrak legal yang menyebutkan tanggung jawab atas
barang yang dikirim. Departemen pengiriman menyimpan salinan kedua
dokumen pengiriman untuk melacak dan mengkonfirmasikan pengiriman barang
ke kurir tersebut. Salinan lainnya dari dokumen pengiriman dan slip
pengepakan dikirim ke departemen penagihan untuk menunjukkan bahwa
barang tersebut telah dikirim dan faktur penjualan harus dibuat serta
dikirim. Kurir tersebut juga menahan satu salinan dokumen pengiriman
untuk catatan mereka.
@ Tahap
selanjutnya dalam siklus sistem informasi adalah tahap perancangan.
Pekerjaan rancangan dimulai dari merancang keluaran.
.
o Output.
Output
dari sistem informasi adalah yang dibutuhkan manajemen. Output berupa
laporan yang akan digunakan sebagi alat menentukan keputusan dan
perencanaan serta pengendalian. Dalam penentuan output ada hal yang
perlu dipertimbangkan, yaitu :
Ø Merancang format laporan.
Ø Merancang isi laporan.
Ø Merancang jumlah laporan, distribusi dan lain – lain.
o Input.
Dokumen
yang diperlukan sebagai masukan siklus pendapatan sebagian berasal dari
pembeli. Input dari siklus pendapatan adalah faktur penjualan.
o Database.
Database diperlukan oleh perusahaan yang menggunakan sistem terkomputerisasi. Maka diperlukan data yang meliputi:
- Kode barang. - jumlah pesanan.
- Nama barang. - pembelian terakhir.
- Lokasi penyimpanan. - persediaan.
- Satuan. - harga beli.
- Persediaan minimum. - jumlah pengadaan kembali.
o Pengendalian.
Tujuan
umum yang berhubungan dengan semua aktivitas dalam siklus pendapatan
adalah bahwa data tersedia ketika dibutuhkan dan bahwa semua aktivitas
dilakukan secara efisien dan efektif.
1. Kehilangan data.
Akibat :
· Kehilangan semua data piutang usaha dapat mengancam kelangsungan hidup perusahaan.
· Selain
itu membocorkan rahasia pelanggan ke pesaing dapat menurunkan penjualan
dan bahkan membuat perusahaan menghadapi tanggung jawab hukum.
Pengendalian :
· File induk piutang usaha, penjualan, penerimaan kas dibuat cadangan secara teratur.
· Disk dan Tape diberi label file agar tidak terhapus secara tidak sengaja.
· Sistem harus diberi password dan ID pemakai untuk melindungi file yang penting.
2. Kinerja yang kurang baik.
Akibat :
· Pelaksanaan tugas menjadi tidak efisien dan tidak efektif.
· Hal yang lain adalah dapat mempengaruhi kepuasan pelanggan.
Pengendalian :
· Menetapkan dasar / standar penilaian terhadap efisiensi dan efektifitas.
· Membuat laporan secara periodik untuk penilaian dan analisis terhadap sistem kerja dan kinerja karyawan.
v Prosedur Back-Order
Ketika jumlah barang dalam persediaan di gudang tidak mencukupi untuk memenuhi pesanan pelanggan, dokumen back-order akan
dibuat. Dokumen ini bias berupa pesanan penjualan yang baru atas barang
yang tersisa atau salinan dari pesanan pelanggan saat ini yang
disesuaikan untuk menunjukkan produk yang belum dipenuhi. Dokumen back-order kemudian di tempatkan pada file sendiri sampai barang tersebit dikirim oleh pemasok. Back0order harus dipenuhi sebelum proses penjualan baru diproses.
Dalam
waktu ke waktu, pelanggan mengembalikan barang yang sudah dibelinya.
Hal iini bias disebabkan oleh beberapa hal sebagai berikut:
o Penjualan mengirimkan barang yang salah.
o Barang yang dikirim ternyata rusak atau cacat.
o Barang tersebut rusak pada saat pengiriman.
o Penjualan
terlalu terlambat mengirimkan barang atau terjadi keterlambatan karena
penundaan saat transit, dan pembeli menolak pengirim tersebut.
Ketika
retur perlu dilakukan, pembelia akan meminta penjual untuk
mengembalikan pembayaran dari barang yang tidak diinginkannya tersebut.
@Prosedur Retur Penjualan
@Prosedur Retur Penjualan
·Departemen Penerimaan Barang
Ketika
barang dikembalikan, staf penerimaan menghitung, memerikasa, dan
menyiapkan slip retur barang yang mendeskripsikan barang tersebut.
Barang tersebut dibawa ke gudang bersama dengan salinan slip retur
barang. Salinan kedua dari slip retur barang ini dikirim ke departemen
penjualan.
·Departemen Penjualan.
Saat
menerima slip retur barang, staf penjualan menyiapkan memo kredit.
Dokumen ini merupakan alat yang sah bagi pelanggan untuk menerima
pembayaran atas barang yang dikembalikan.
·Departemen Kredit
Manajer
kredit mengevaluasi kondisi pengembalian dan membuat keputusan untuk
memberikan atau menolak pengembalian tersebut. Manajer kemudian
mengembalikan memo kredit ke departemen penjualan.
·Departemen Penagihan
Staf
penagihan menerima memo kredit dari departemen penjualan dan mencatat
kredit tersebut dalam jurnal penjualan sebagai entri kontra. Staf ini
kemudian mengirimkan tersebut dalam jurnal penjualan ke bagian
pengendalian persediaan untuk dilakukan proses pembukuan. Pada akhir
periode, total pengembalian penjualan dirangkum dalamvoucher jurnal dan dikirim ke departemen buku besar umum.
·Departemen Pengendalian Persediaan dan Piutang Dagang
Staf
pengendalian persediaan menyesuaikan catatan persediaan dan meneruskan
memo kredit ke departemen piutang, di mana rekening pelanggan akan
disesuaikan. Departemen pengendalian persediaan dan piutang dagang
mengirimkan rangkuman informasi ke departemen buku besar umum.
Selanjutnya, departemen pengendalian persediaan mengirimkan voucher jurnal
yang merangkum total nilai dari pengembalian persediaan, dan departemen
piutang dagang mengirimkan rangkuman akun dari buku besar pembantu
piutang dagang.
·Departemen Buku Besar Umum
Staf departemen buku besar umum menerima voucher jurnal
dari departemen penagihan dan pengendalian persediaan serta rangkuman
akun dari departemen penagihan dan pengendalian persediaan serta
rangkumna akun dari departemen piutang dagang. Staf lalu membukukan voucher jurnal tersebut ke akun pengendalian.
@ Prosedur Penerimaan Kas
· Prosedur Ruang Penerimaan Dokumen.
Ruang penerimaan dokumen menerima cek dari pelanggan bersama dengan
permintaan pembayaran. Dokumen ini berisi informasi utama yang
diperlukan untuk akun pelanggan. Permintaan pembayaran merupakan conth
dari dokumen perputaran yang biasanya adalah bagian dari faktur yang
telah ditagihkan ke pelanggan. Ketika pembayaran dilakukan, pelanggan
merobek bagian permintaan pembayaran dan mengembalikannya ke penjual
bersama dengan pembayaran tunai .
· Departemen Penerimaan Kas.
Kasir memvertifikasi dan kelengkapan antara cek dengan permintaan
pembayaran. Setiap cek yang hilang dan salah dikirimkan dari ruangan
penerimaan dokumen dan departemen penerimaan kas diidentifikasi pada
proses ini.
· Departemen Piutang Dagang.
Staf departemen piutang dagang melakukan proses pembukuan permintaan
pembayaran pada akun pelanggan di buku besar pembantu piutang dagang.
Setelah proses pembukuan, permintaan pembayaran disimpan untuk jejak
audit. Pada akhir hari kerja staf departemen merangkum akun buku besar
pembantu piutang dagang dan menyerahkan rangkumannya ke departemen buku
besar umum.
· Departemen Buku Besar.
Secara berkala, departemen buku besar menerima voucher jurnal dari departemen penerimaan kas dan rangkuman akun dari departemen piutang dagang. Staf melakukan proses pembukuan dari voucher jurnal
ke akun pengendali piutang dagang dan akun pengendali kas,
merekonsiliasi aun pengendali piutang dagang dengan rangkuman buku besar
pembantu piutang dagang, dan menyimpan voucher jurnal.
· Departemen Kontroler.
Secara berkala (mingguan atau bulanan), staf dari departemen
kontroler (atau karyawan yang tidak terkait dengan prosedur penerimaan
kas) mencocokkan penerimaan kas dengan membandingkan dokumen seperti :
(1) salinan dari daftar permintaan pembayaran, (2) slip setoran bank
yang diterima dari bank, (3) voucher jurnal dari departemen penerimaan kas dan departemen piutang dagang.
